Nous sommes actuellement à la recherche d’un.e assistant.e administratif au sein de notre Siège social sur Marseille.
Vous serez sous la responsabilité de la Responsable Administratif et Financier et serez en collaboration directe avec l’ensemble des fonctions supports et de nos collaborateurs.
Vos missions seront les suivantes:
Assistance Administrative => 30 %
Gérer le courrier entrant/sortant et les appels téléphoniques ;
Accueil physique et gestion des appels téléphoniques ;
Rédiger des courriers ;
Gestion du planning Direction ;
Etablir, classer et archiver des documents de l’entreprise.
Services Généraux => 20 %
Gestion des achats et des stocks de l’alimentaire, des fournitures et des goodies ;
Suivi et entretiens des locaux ;
Organiser les réunions, les événements, les déplacements (réservations train, hôtel, avion, voiture), transmission des réservations, mise à jour du listing des hôtels. Suivi des déplacements par affaires à l’aide des outils mis à disposition en support au Contrôle De Gestion.
Gestion de la logistique (en support de notre Contrôleur de gestion) => 30 %
Gestion du parc informatique (équipements informatiques, ordinateurs portables et autres accessoires informatiques) ;
Définition des droits d’accès aux serveurs et aux applications en fonction des profils ;
Gestion technique et administrative du parc automobile (de la commande à la restitution, contrôles techniques ; suivi des demandes de réparations et sinistres, gestion des cartes GR, abonnements parking, …) ;
Gérer les lignes téléphoniques et les téléphones portables ;
Prendre en charge et suivre les achats de licences et logiciels.
Assistance des Ventes (en support de notre Comptable) => 20 %
Réception des commandes Clients (enregistrement de la commande sur notre ERP, rangement dans le dossier de l’affaire, suivi de son encours) ;
Facturation des Clients (émission de factures Clients, relance des managers pour l’obtention des PV, envoi des factures aux Clients) ;
Relance Clients pour les factures échues et non payées.
Respecter et faire respecter les dispositions du système de management Q SSE et RP applicable dans l’entreprise.
Informer son responsable hiérarchique de tout problème susceptible d’entraver la bonne marche de ses activités
Engagé en faveur de l’égalité des chances, Seres Technologies vous informe que ce poste est ouvert, à compétences égales, aux candidatures de personnes en situation de handicap
Une expérience minimum de 2 ans est demandée pour ce poste et nous recherchons avant toute chose une personne motivée, avenante, consciencieuse !
Vous devez maitriser les logiciels bureautique (pack office) et être organisé.e dans votre travail.