Chez notre client, qui évolue dans le domaine de l’Energie, vos missions seront de :
• Mettre à jour et diffuser régulièrement la liste des livrables.
• Contrôler les documents projet :
– Contrôler l’utilisation des modèles et chartes graphiques utilisés dans le cadre du projet ;
– Contrôler la cohérence de l’ensemble des supports (GED, papier, électronique) ;
– Contrôler le respect de l’utilisation des éléments de codification établis (qualité) ;
– Garantir l’unicité des documents ;
– Contrôler les indices de révision ;
– Contrôler la présence du format natif + PDF ;
– Contrôler le dépôt des documents à la date indiquée dans les listes prévisionnelles ;
– Diffuser les documents papier/électronique aux bons intervenants pour validation, information ou prise en compte, sur la base de la matrice de diffusion définie dans le cadre du projet ;
– Enregistrer dans le système établi (GED, par ex.) vos propres documents : bordereaux de diffusion, supports de formation, charte utilisateur, fiches questions/réponses, etc.
• Assurer le Reporting (GED projet et Projectwise) :
– Suivre l’ensemble des documents entrants / sortants : nombre de documents déposés par entité, nombre de documents en retard, nombre de documents validés ou refusés, etc. ;
– Suivre les retours de validation et alerter la direction de projet de tout retard ;
– Mettre à jour le fichier de suivi relatif aux envois de documents et aux statuts de validation.
• Administrer l’outil de GED (GED projet et Projectwise) (ou tout autre outil de gestion documentaire) :
– Gérer l’annuaire et les comptes utilisateurs (arrivées/départs) ;
– Administrer les circuits de validation.
• Archiver dans ProjectWise les documents préparés hors de l’outils.
• Accompagner les utilisateurs :
– Communiquer les règles relatives à la documentation (Template, principe des indices de révision, codification des documents etc.) ;
– Former et accompagner les utilisateurs sur les procédures et l’utilisation de l’outil GED (ou tout autre outil de gestion documentaire) du projet ;
– Mettre à jour les supports de formation et les guides utilisateurs.
Vous avez une expérience de 5 ans minimum sur le même poste, acquise dans le domaine de l’industrie.
Vous maîtrise les outils de GED : ProjectWIse, Documentum, LASCOM, Mezzoteam.
CDI de chantier à pourvoir le 01/03/2022 et dont la fin est estimée au 30/06/2022.
Salaire à négocier selon profil.
Poste basé à Gennevilliers (92).